معرفي نظام پیشنهادها
اهداف
دانشگاه فردوسي مشهد با اعتقاد به ضرورت بهرهگيري نظاممند از توانايیهاي فکري و خلاقيت سرمايه انساني در اداره دانشگاه، اقدام به استقرار نظام پيشنهادها نموده و اهداف ذيل را از ايجاد نظام مذکور دنبال مینمايد:
- بهبود شاخصهاي عملکردي و ارتقاء بهرهوري دانشگاه ناشي از اجراي پيشنهادهاي کارکنان؛
- بهبود فرهنگ سازماني و ارتقاء سرمايه انساني دانشگاه؛
- فعالسازي كاركنان در جهت فعاليتهاي بهبودجويي و پوياسازي محيط كار از طريق ايجاد بستر مناسب براي تبلور خلاقيت و استعدادهاي کارکنان؛
- ايجاد و تقويت روحيه كار گروهي و تيمي؛
- افزايش تعلق سازماني و رضايت شغلي كاركنان با فراهم آمدن زمينه مشاركت در بهبود دانشگاه؛
- ايجاد اشتياق به يادگيري، مطالعه، آموزش و تحقيقات در كاركنان جهت يافتن فرصتهاي بهبود و ارايه پيشنهاد؛
- ايجاد امکان شناسايي کارکنان خوشفكر، خلاق، جستجوگر و ممتاز در دانشگاه؛
- بهبود و تسهيل اجراي تصميمها و انجام امور با افزايش مشاركت كاركنان در تصميمگيريها؛
- همسو نمودن منافع فردي کارکنان با منافع سازماني؛
- ايجاد روحيه مسئلهيابي و مبارزهطلبي براي حل مشكلات به جاي روحيه فرار از مشكل و يا انتقال آن به افراد يا ساير واحدهاي دانشگاه و
- استقرار مديريت دانش و سازمان يادگيرنده با بهرهگيري از سيستم اطلاعاتي (نرمافزار تحت وب): نظام پيشنهادها اين امكان را براي كاركنان فراهم ميسازد تا ضمن مشاهده و اطلاعيابي از پيشنهادهاي ساير كاركنان بتوانند فرصتهاي بهبود را در دانشگاه تعميم و گسترش دهند.
محدوده كاربرد
محدوده كاربرد اييننامه، كليه واحدهاي دانشگاه (دانشكدهها، پژوهشكدهها و واحدهاي ستادي) ميباشد. البته دامنه پيشنهادگيري، تمامي ذينفعان اعم از اعضاي هيأتعلمي، كارمندان، دانشجويان و خانوادههاي آنان را در بر ميگيرد.
تعاريف
در اين فصل مفاهيم پيشنهاد، پيشنهاد دهنده، پيشنهادهاي عادي و ويژه و تكنيك فراخوان پيشنهاد (بذر پيشنهاد) به تفصيل بيان ميشوند.
پيشنهاد: پيشنهاد عبارت است از طرح مشكل يا وضعيت قابل بهبود به همراه راهكاري پيشنهادي و قابل اجرا در كوتاه مدت كه در قالب فرم ارايه پيشنهاد ارايه ميگردد.
موارد ذيل در قالب پيشنهاد قابل ارايه نمیباشند:
- انتقاد صرف از روش و استاندارد انجام كاري بدون ارايه راهحل؛
- طرح شکايات از کارکنان يا واحدها؛
- تذكر و يادآوري صرف براي انجام كارهاي داراي روال خاص و معمول در دانشگاه يا واحد؛
- ارايه درخواستهاي شخصي شامل ملزومات و نيازهاي رفاهي، سخت افزاري، نرمافزاري و غيره؛
- ارايه پيشنهاد جديد براي پيگيري پيشنهاد قبلي و يا تقاضاي تجديد نظر در بررسي پيشنهاد قبلي؛
- ارايه يك موضوع در قالب دو يا چند پيشنهاد به دو يا چند كميته تخصصي بررسیكننده؛ (چنانچه پيشنهاد چند وجهي و مربوط به چند واحد در دانشگاه باشد، پيشنهاد بايد به كميته تخصصي مالك پيشنهاد ارايه و آن كميته نظر ساير واحدهاي مرتبط را استعلام نمايد) و
- طرح يك اقدام بهبود در قالب چندين پيشنهاد بدون وجود توجيهات لازم (مثلا پيشنهاد تغيير يك فرم، يكبار براي بخش اول فرم، يكبار بخش دوم فرم و...).
صرفاً پيشنهادهايي مورد بررسي قرار ميگيرند كه داراي ويژگيهايي به شرح ذيل باشند:
- جديد بوده و جزء فعاليتهاي در حال انجام دانشگاه نباشد.
- داراي توجيه لازم بوده و از نظر عملي قابل انجام باشد.
- قابل استفاده در دانشگاه بوده و به ارتقاء سطح کمي و کيفي خدمات در دانشگاه منجر شود.
- با قوانين و يا مقررات موجود توافق داشته و در تضاد نباشد.
- اجراي آن از نظر اقتصادي مقرون بهصرفه باشد.
- مبهم نبوده و جزييات آن بيان شده باشد.
- نوآوري داشته و تکراري نباشد.
- به اصلاح و بهبود روشهاي انجام کار منجر شود.
- راهکارهايي را جهت استفاده بهينه از منابع ارايه نمايد.
- تکريم ارباب رجوع را بهدنبال داشته باشد.
- محيط کار را بهبود دهد.
پيشنهاددهنده: پيشنهادها توسط کليه ذینفعان دانشگاه اعم از اعضاي هيأتعلمي، كارمندان، دانشجويان و خانوادههاي آنان بهصورت فردي يا گروهي قابل ارايه ميباشند.
پيشنهادهاي عادي: پيشنهادها بر اساس وضعيتشان به سه دسته پيشنهادهاي غير قابل قبول، نيازمند تكميل و قابل قبول تقسيم ميشوند. پيشنهادهاي قابل قبول بر اساس ميزان امتيازي كه به آنها تعلق ميگيرد به دو دسته پيشنهادهاي عادي و پيشنهادهاي ويژه طبقهبندي ميشوند.
پيشنهاد ويژه: پيشنهادهایی هستند که داراي اهميت و اثربخشي هستند و يا صرفه قابل ملاحظهاي در دانشگاه ايجاد ميكند. اين پيشنهادها در کميتههي تخصصي نظام پيشنهادها بيش از يکصد امتياز کسب نموده و به دليل اهميت بيشتر، امتياز مذکور توسط دبيرخانه نظام پيشنهادها و كميتهي عالي نظام پيشنهادها نيز مورد بررسي و تييد قرار ميگيرد. روش بررسي و پاداشدهي بري ين پيشنهادها از سير پيشنهادها متفاوت است.
پيشنهاد عادي (کايزني): پيشنهادهايي هستند که عمدتاً منجر به بهبودهاي کوچک در حوزه کاري فرد يا واحد کاري وي ميشود. امتياز اين پيشنهادها (درصورت تصويب توسط کميتههي تخصصي نظام پيشنهادها) کمتر يا مساوي يکصد امتياز تعيين ميگردد و در همان سطح مورد بررسي و تصميمگيري قرار ميگيرند.
بذر پيشنهاد (تکنيک فراخوان پيشنهاد):
طبق اين شيوه مديران هر واحد مسايل و موضوعات اولويتدار واحد تحت سرپرستي خود و بخشهاي مختلف آن را اعلام مينمايند و از طريق نظام پيشنهادها خواستار دريافت راهحل توسط منابع انساني و سایر ذینفعان در محدوده زماني مشخص ميباشند. رديف 4 جدول 2 (مندرج در فصل 6) به اين موضوع ميپردازد.
ابتداي صفحه
چگونگي ارايه پيشنهاد:
پيشنهاددهندگان ميتوانند پيشنهاد خويش را از طريق تكميل فرم ارايه پيشنهاد در سيستم پويا به دبيرخانه نظام پيشنهادها ارسال نمايند. سپس پيشنهاد به تشخيص دبيرخانه نظام پيشنهادها به كميته تخصصي مربوطه ارجاع ميشود. چنانچه پيشنهاد تكراري باشد و يا در قالب پيشنهاد قابل ارايه نباشد (موضوع زير فصل 3-1) دبيرخانه راساً پيشنهاد را با ذكر دلايل، غير قابل قبول اعلام نموده و به كميتههاي تخصصي ارسال نخواهد كرد. لازم به ذكر است شماره اين پيشنهادها در صورتجلسات كميته عالي نظام پيشنهادها ذكر ميگردد.
سير ذینفعان نيز میتوانند از طريق سيستم پويا پيشنهاد خود را به دبيرخانه نظام پيشنهادها ارايه نميند. روش بررسي، ارزشيابي و تعيين امتياز پيشنهادهي سير ذینفعان، همانند پيشنهادهي منابع انساني دانشگاه میباشد. پيشنهاددهندگان ميتوانند در صورت تمايل، پيشنهاد خود را بهصورت ناشناس و بدون ذكر نام به دبيرخانه نظام پيشنهادها ارسال نمايند. بدين ترتيب كه با انتخاب گزينهاي در فرم ارايه پيشنهاد، هيچ مشخصاتي از پيشنهاددهنده به ثبت نخواهد رسيد و چون مشخصات به ثبت نميرسد، در صورت قبول و بهرهبرداري از پيشنهاد امكان ارسال پاداش ميسر نخواهد بود. امكان دريافت پيشنهاد بهصورت صوتي از منابع انساني و يا ذينفعان نيز وجود دارد. اين پيشنهادها به نام پيشنهاددهنده در سامانه نظام پيشنهادها ثبت ميشود. همچنين پيشنهاددهندگان ميتوانند بهصورت گروهي پيشنهاد خود را به دبيرخانه نظام پيشنهادها ارايه دهند. بدين صورت كه پيشنهاددهندگان ميتوانند پس از ارسال پيشنهاد به دبيرخانه نظام پيشنهادها، همان پيشنهاد را در زيرمنوي وضعيت پيشنهادها، انتخاب كرده و با انتخاب گزينه همكاران، نام همكار / همكاران خود را ثبت نمايند. لازم به ذكر است تنها تا زماني امكان ثبت نام همكار/ همكاران ميسر است كه پيشنهاد در وضعيت ثبت شده يا در نوبت كار جلسه باشد. لازم به ذكر است در صورت ارسال پيشنهاد بهصورت گروهي، مشخص نمودن سهم هر يك از اعضاي گروه در ارايه پيشنهاد ضروري است. پس از مشخص نمودن اين سهم پيغامي اتوماسيوني به تمامي اعضاي گروه جهت آگاهي از ميزان سهم خود ارسال ميگردد.
اگرچه در سطح كاركنان غير مدير پيشنهادهاي كوچك (كايزني) مورد انتظار است، اما از مديران انتظار ميرود با توجه به اينكه بهبود در ساختار، فرآيندها و منابع انساني جزء وظايف آنان تلقي ميگردد پيشنهادهاي كلان و استراتژيك ارايه نمايند.
تبصره 1: پيشنهاددهندگان ميتوانند ابتدا پيشنهاد خود را اجرا نموده و سپس در سامانه نظام پيشنهادها ثبت نمايند مشروط به اينكه بيش از يكسال از زمان اجراي پيشنهاد سپري نشده باشد. براي اين كار بايستي در فرم ارايه پيشنهاد در سيستم پويا، گزينه "اين پيشنهاد قبلا توسط پيشنهاددهنده ارايه و اجرا شده يا در حال اجرا در واحد متبوع ميباشد" را انتخاب نمايند.
تبصره 2: پيشنهاددهندگان ميتوانند جهت آگاهي از وضعيت آماري پيشنهادهاي خود به سيستم پويا (پرتال)، منوي نظام پيشنهادها و زيرمنوي كارنامه ارايه پيشنهاد مراجعه نمايند و رتبه خود را بين ساير پيشنهاددهندگان مشاهده نمايند.
نمودار گردش عمليات
در اين قسمت نمودار گردش عمليات پيشنهادهاي عادي و ويژه ارايه ميگردد.
نكته1: در مورد پيشنهادهاي ويژهاي که داراي صرفه مالي قابل محاسبه نباشند بررسي مديريت برنامه و بودجه انجام نخواهد شد.
نكته2: دبيرخانه نظام پيشنهادها موظف است حداقل يک هفته قبل از طرح پيشنهاد ويژه دركميته عالي، مستندات آن را جهت کسب آمادگي قبلي در اختيار اعضاي کميته عالي قرار دهد.